Telearbeit, Geschäftsreisen und externe Besprechungen machen es oft schwierig, das ganze Team an einem Ort zusammenzubringen. Deshalb sind zuverlässige Lösungen für die Zusammenarbeit inzwischen unverzichtbar für einen effektiven Informationsaustausch. Videokonferenzlösungen sind besonders gut geeignet, trotz räumlicher Entfernung die Nähe im Team und ein Gefühl der Verbundenheit zu fördern.

Doch inzwischen gibt es so viele solcher Tools, dass die Auswahl schwer fällt. Die folgenden sieben Fragen liefern gute Anhaltspunkte für die Entscheidungsfindung.

1. Wie kompliziert sind die Einrichtung und Einarbeitung?

Sie kennen das bestimmt: Da haben Sie eine vielversprechende neue Software heruntergeladen, stellen aber schnell fest, dass die Installation so kompliziert oder die Konfiguration so zeitraubend ist, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Wenn Sie kein IT-Experte sind, sollten Sie sich das Leben nicht unnötig schwer machen und eine Lösung auswählen, die ganz stressfrei mit wenigen Klicks installiert werden kann.  Mit einer Plug-and-Play-Installation haben Sie in wenigen Minuten eine einsatzbereite Lösung. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken!

2. Führt die Lösung zu mehr Aufwand in ihren Teams?

Sie können die funktionsreichste Videokonferenzlösung der Welt installieren, aber wenn sich Ihre Mitarbeiter erst einmal durch 150 Seiten Anleitung kämpfen müssen, wird niemand sie nutzen. Es ist wichtig, sich die praktischen Aspekte vor Augen zu führen. Das gilt besonders für kleinere Unternehmen, in denen die Mitarbeiter meist keine Zeit für eine lange Einarbeitung haben. Überlegen Sie auch, ob die Lösung orts- und geräteunabhängig einsetzbar sein soll. Wenn der Zugang von Computern, Tablets und Smartphones aus möglich ist, verbessert dies die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team und bindet auch Telearbeiter stärker ein. Vergewissern Sie sich zudem, ob Ihr Anbieter leicht zugänglichen technischen Support anbietet.

“Eine gut durchdachte Videokonferenzlösung bildet die Basis für effektive Teamarbeit und gute Kundenbeziehungen.”

3. Ist die Lösung mit Ihren anderen Tools kompatibel?

Mitunter kann man den Eindruck gewinnen, dass das Zusammenspiel der vorhandenen Komponenten mit jeder neuen Lösung aus dem Gleichgewicht gerät. Dann wird ein Prozess, der ursprünglich ganz einfach aussah, plötzlich extrem kompliziert – und das, obwohl Sie sich und Ihren Mitarbeitern das Leben erleichtern wollten. Bevor Sie sich für ein Videokonferenzprodukt – ob online oder On-Premises – entscheiden, sollten Sie prüfen, ob die Neuanschaffung mit Ihrem Kommunikationssystem, Ihrer Kalender- und Ihrer CRM-Lösung und ähnlichen bereits vorhandenen Anwendungen kompatibel ist. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn Sie Kontakte synchron halten möchten oder Informationen mit Mitarbeitern und Kunden teilen müssen.

4. Erfüllt die Lösung die spezifischen Anforderungen Ihres Teams?

Das mag banal klingen, aber wenn Sie einfach davon ausgehen, dass alle Videokonferenzlösungen denselben Funktionsumfang bieten, fehlen vielleicht am Ende genau die Features, die Ihr Team braucht. Ermitteln Sie genau, welche Funktionen Ihre Teams für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen, und wählen Sie einen passenden Plan aus. Nur weil Ihr Unternehmen ein Start-up oder (noch) relativ klein ist, bedeutet das nicht, dass das Einsteigerpaket das richtige für Sie ist. Wenn die Videokonferenzlösung der meistgenutzte Kanal für die Interaktion mit Mitarbeitern und Kunden sein soll, sollten Sie bei der Qualität keine Kompromisse eingehen. Ihr Tool sollte HD-Video, Bildschirmfreigabe und Chatfunktionen unterstützen, um eine schnelle und wirksame Kommunikation zu gewährleisten. Außerdem sollte es Besprechungen aufzeichnen können, damit Teammitglieder in anderen Zeitzonen sich auf dem Laufenden halten können.

5. Wie zuverlässig ist die Lösung?

Videokonferenzdienste haben einen großen Einfluss auf den Eindruck, den Kunden und Interessenten von Ihrem Unternehmen gewinnen. Und für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance! Daher muss Ihr Tool Ihre Professionalität widerspiegeln. Ein verschwommenes Bild oder schlechte Audioqualität machen es Teilnehmern schwer, einer Präsentation zu folgen – so lässt sich Ihre Botschaft nicht effektiv vermitteln. Solche Pannen lassen sich vermeiden, indem Sie die anvisierte Lösung zunächst testen. Außerdem bekommen Sie dabei ein Gefühl für die Anwendung. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter, ob eine kostenlose Testversion erhältlich ist.

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6. Wie teuer ist die Lösung?

Wir wissen, wie wichtig das Management von Ausgaben für kleine und wachsende Unternehmen ist. Natürlich ist die Anschaffung einer soliden Lösung immer mit gewissen Kosten verbunden, doch sie sollte nicht Ihr gesamtes Budget sprengen. Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, lohnt sich ein All-Inclusive-Monatsabonnement ohne Verpflichtungen. Behalten Sie die Nutzungsdaten im Überblick und erwerben Sie bei Bedarf zusätzliche Kapazitäten. Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter keine Vorauszahlungen oder Einrichtungsgebühren verlangt.

7. Sind Ihre Daten geschützt?

Die vielen Horrorgeschichten der letzten Jahre zeigen, dass der Schutz personenbezogener Daten auch bei Kommunikationsanwendungen eine große Rolle spielt – besonders in der Wirtschaft. Fragen Sie nach den Sicherheitsfunktionen. Wenn Verschlüsselung, Authentifizierung, Firewalls und Bedrohungserkennung in einer Lösungsbeschreibung nicht auftauchen, sollten Sie zur Bewertung der nächsten Lösung übergehen. Zudem muss Ihr neues Tool die Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen der DSGVO erfüllen.

Nehmen Sie sich die Zeit, diese Fragen zu klären. Dann gehören der effektive Wissensaustausch, eine produktive Zusammenarbeit und zuverlässiger Schutz schon bald zum Alltag in Ihrem Unternehmen.